Tiêu chí văn hóa Nông thôn mới

Uû ban nh©n d©n                Céng hoµ x· héi chñ nghÜa viÖt nam

X· Ho»ng GIANG                                           §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc

Sè:       / QĐ-UBND                                                     Ho»ng Giang, ngµy 26 th¸ng 4  n¨m 2018

QUY ĐỊNH

SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC

I.QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

Quy chế này quy định quyền và trách nhiệm đối với cán bộ, công chức UBND xã trong việc sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc. (sau đây gọi tắt là các phần mềm).

Điều 2. Sử dụng phông chữ

Các thông tin, dữ liệu dạng ký tự trên các phần mềm phải sử dụng fontx Unicode và bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 (trừ tập tin đính kèm).

Điều 3. Mật khẩu

1. Mỗi cán bộ, công chức, viên chức UBND xã được đặt tên và mật khẩu riêng để truy cập vào các phần mềm.

2. Các cá nhân có quyền thay đổi mật khẩu; không truy cập bằng tên và mật khẩu của người khác và không để người khác sử dụng tên và mật khẩu của mình; không được để lộ mật khẩu, hoặc cung cấp mật khẩu cho người khác. Trường hợp bị mất quyền kiểm soát mật khẩu, phải báo ngay cho quản trị mạng xử lý.

II. QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 4. Trách nhiệm và quyền hạn chung

1. Tất cả cán bộ, công chức UBND xã đều phải sử dụng thành thạo các phần mềm để xử lý công việc, điều hành trực tuyến. Thực hiện trao đổi thông tin, văn bản qua mạng nội bộ, từng bước thay thế việc dùng văn bản, giấy tờ hành chính.

2. Hằng ngày cán bộ, công chức, viên chức phải thường xuyên đăng nhập vào các phần mềm để cập nhật thông tin và xử lý kịp thời các công việc được giao.

3. Cán bộ, công chức, viên chức được quyền khai thác và sử dụng các chức năng của các phần mềm theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao.

4. Trong trường hợp xảy ra sự cố làm các phần mềm tạm ngừng hoạt động, mọi cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm ghi lại thông tin xử lý trong thời gian các phần mềm tạm ngừng hoạt động và cập nhật các thông tin đã xử lý bằng các cách thông thường khác và nhập vào hệ thống ngay sau khi các phần mềm hoạt động trở lại.

Điều 5. Trách nhiệm và quyền hạn của Lãnh đạo UBND xã

1. Được quyền xem toàn bộ thông tin văn bản đến, văn bản đi để giám sát và theo dõi tình hình xử lý văn bản của cơ quan.

2. Khi có văn bản, hồ sơ công việc xử lý quá thời hạn quy định, Lãnh đạo phụ trách lĩnh vực phải trực tiếp kiểm tra cán bộ công chức viên chức đã được phân công xử lý để tìm nguyên nhân, đề ra biện pháp khắc phục và tổ chức thực hiện.

3. Đôn đốc, chỉ đạo các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan thực hiện nghiêm túc việc sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao.

Điều 6. Trách nhiệm và quyền hạn của công chức, viên chức

1. Phải sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc để giải quyết công việc chuyên môn như: Tạo lập Văn bản dự thảo, lập Hồ sơ, báo cáo…

2. Được quyền xem thông tin văn bản đến, văn bản đi có liên quan đến lĩnh vực phụ trách.

Điều 7. Trách nhiệm và quyền hạn của Văn phòng UBND

1. Cập nhật văn bản đến theo đường công văn (văn bản giấy) hoặc theo đường mạng với đầy đủ thông tin và đúng thời gian, chuyển văn bản đến cho Lãnh đạo cơ quan để kịp thời xử lý.

2. Chỉ được phát hành văn bản đi, khi văn bản dự thảo đã được người có thẩm quyền xác nhận đã hoàn thành, chuyển phát hành trên phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc và được ký chính thức trên văn bản giấy:

3. Thường xuyên rà soát, cập nhật các mục trong Danh mục của phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc, bảo đảm các dữ liệu trong các Danh mục luôn đầy đủ, đúng thực tế và phù hợp với quy định của cơ quan.

4. Lập báo cáo thống kê, theo dõi, tổng hợp văn bản đến, văn bản đi, hồ sơ công việc và hoạt động của công chức theo yêu cầu của lãnh đạo.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN  

Quy định này quy định về việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc tại UBND xã. Cán bộ, công chức UBND xã tổ chức thực hiện. Trong quá trình thực hiện nếu có gì không phù hợp sẽ xem xét thay đổi để phù hợp với tình hình thực tế trong giải quyết công việc tại địa phương.

Nơi nhận: -Phòng VHTT huyện (b/c); -Đảng ủy – HĐND xã(b/c); -Cán bộ, CC UBND xã (t/h);

TM.ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ CHỦ TỊCH         Văn Hùng Cường